En ADN Care respetamos tu privacidad y tu derecho a decidir sobre tus datos personales. Esta política explica qué información tratamos, para qué la utilizamos, con quién puede compartirse, durante cuánto tiempo la conservamos y cómo puedes ejercer tus derechos.
1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento es ACG Internacional Holdings S.A., cédula jurídica 3-101-732264, que opera comercialmente bajo el nombre ADN Care, con domicilio en 250 metros norte del Fortín, Heredia, Costa Rica.
El departamento legal y de manejo de datos atiende las consultas y solicitudes de privacidad en privacy@adncare.com. Para otras notificaciones legales puedes utilizar legal@adncare.com.
2. Normativa y alcance
Esta política se interpreta conforme a la Ley N.º 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, su reglamento y demás normativa aplicable en Costa Rica. Como buenas prácticas, ADN Care también adopta principios internacionalmente reconocidos de transparencia, minimización, finalidad, seguridad, responsabilidad y privacidad desde el diseño.
Aplica a los sitios y aplicaciones de ADN Care, incluidos ADN Care for Business, ADN Analytics, ADN Academy, ADN Heal, ADN Care Connect, PsicoCare, NutriCare, BioCare, VitalCare, Fitness Now, WellWisher, los portales configurados para organizaciones y los formularios, reservas, pagos, comunicaciones y experiencias relacionados. Algunos servicios pueden presentar avisos o consentimientos adicionales cuando su finalidad o el tipo de información tratada así lo requieran.
3. Información que podemos recopilar
- Contacto e identificación: nombre, correo, teléfono, país, organización, puesto y datos necesarios para identificar o atender a una persona.
- Información comercial y Connect: necesidades, servicios de interés, tamaño de organización, perfil profesional, experiencia, portafolio, propuesta de alianza, página y campaña de origen.
- Cuenta y uso: credenciales protegidas, preferencias, accesos, actividad, progreso de aprendizaje, participación, certificaciones y uso de funcionalidades.
- Compras y reservas: productos, transacciones, comprobantes, estado del pago, citas, profesionales, horarios y comunicaciones asociadas. ADN Care no almacena directamente los datos completos de la tarjeta.
- Datos técnicos: dirección IP, dispositivo, navegador, registros de seguridad, páginas visitadas, identificadores y medición de campañas, según tus preferencias de cookies.
- Salud y bienestar: información necesaria para prestar un servicio profesional, clínico, preventivo o de bienestar, únicamente bajo controles y avisos específicos.
- Biometría: mediciones corporales, fisiológicas o conductuales cuando un servicio las requiera. Si una medición permite identificar de manera única a una persona, se tratará con protección reforzada.
No solicitamos información clínica ni biométrica en los formularios comerciales o de contacto. Te pedimos no incluir datos sensibles en campos abiertos, correos comerciales o conversaciones de ventas.
4. Finalidades y fundamentos
Utilizamos la información para responder solicitudes, gestionar oportunidades y alianzas, crear y proteger cuentas, prestar servicios, procesar compras, coordinar citas, emitir credenciales, atender soporte, cumplir obligaciones, prevenir fraude, mejorar la experiencia y elaborar indicadores permitidos.
El tratamiento se fundamentará, según corresponda, en tu consentimiento informado, la preparación o ejecución de una relación contractual, el cumplimiento de obligaciones legales, la protección de los Servicios y otros fundamentos permitidos por la normativa aplicable. Las comunicaciones promocionales y las cookies opcionales requieren una elección separada y pueden rechazarse o revocarse sin afectar los servicios esenciales.
5. Información clínica, de salud y biométrica
Los datos de salud, clínicos o biométricos se tratan únicamente para una finalidad definida, con minimización, acceso restringido y, cuando corresponda, consentimiento explícito e informado. El aviso específico indicará qué se recopila, el método utilizado, finalidad, responsables, destinatarios, plazo de conservación, riesgos, posibilidad de revocación y procedimiento de eliminación.
Las notas clínicas, antecedentes, diagnósticos, resultados individuales y contenido de consultas no se utilizan para publicidad ni se entregan a la organización empleadora. Los indicadores y recomendaciones digitales son herramientas de apoyo y no sustituyen el diagnóstico, la atención de emergencia ni el criterio de un profesional autorizado.
6. ADN Analytics y reportería empresarial
Las organizaciones reciben únicamente información general, agregada o anonimizada. ADN Care no entrega expedientes clínicos, diagnósticos, notas de consulta, resultados biométricos individuales ni información que revele la utilización individual de servicios sensibles.
Como regla de privacidad, no se mostrarán resultados segmentados correspondientes a grupos de menos de 10 participantes. Cuando un segmento no alcance ese umbral, podrá ocultarse, combinarse con una categoría más amplia o presentarse únicamente dentro del resultado general. El mismo control se aplica a pantallas, exportaciones, interfaces de integración y combinaciones sucesivas de filtros.
Los indicadores de ROI, VOI, riesgo, participación o bienestar son herramientas de gestión sujetas a la calidad, alcance y periodo de los datos. No constituyen garantía de ahorro, productividad, prevención, diagnóstico ni resultado clínico o financiero.
7. Decisiones automatizadas y revisión humana
ADN Care puede utilizar reglas, puntajes o modelos para ordenar solicitudes, personalizar experiencias, identificar tendencias o generar recomendaciones. No utilizaremos información clínica o biométrica como único fundamento de decisiones laborales, disciplinarias, salariales, de contratación o aseguramiento. Cuando una decisión automatizada produzca efectos relevantes sobre una persona, podrá solicitar información general sobre su funcionamiento y revisión humana.
8. Organizaciones, profesionales y responsabilidades
ADN Care actúa como responsable cuando define la finalidad y los medios del tratamiento, por ejemplo, respecto de visitantes, prospectos, compradores, usuarios directos y solicitudes Connect. Puede actuar como encargado cuando procesa información siguiendo instrucciones documentadas de una organización cliente. Estas relaciones se complementan mediante acuerdos de tratamiento y confidencialidad.
Los profesionales de salud y algunos aliados de ADN Care Connect pueden asumir responsabilidades propias respecto de los expedientes, servicios o relaciones que gestionen. Cuando corresponda, se informará a la persona antes de compartir sus datos o iniciar el servicio.
9. Proveedores y destinatarios
Para operar los Servicios podemos utilizar proveedores especializados de infraestructura web, almacenamiento, autenticación, gestión de formularios y relaciones comerciales, calendarios y videollamadas, procesamiento de pagos, correo transaccional, analítica con consentimiento y canales de mensajería.
También pueden acceder proveedores profesionales, clínicos, administrativos o tecnológicos estrictamente necesarios para prestar el servicio. Exigimos que actúen conforme a instrucciones, confidencialidad, seguridad y limitación de finalidad. No vendemos datos personales.
10. Transferencias internacionales
Algunos proveedores pueden alojar o procesar información fuera de Costa Rica. En esos casos procuramos utilizar contratos, controles de acceso y otras medidas razonables para mantener un nivel de protección adecuado. Una transferencia a otro responsable se realizará con consentimiento informado u otro fundamento legal aplicable. El uso de un proveedor que procesa datos por cuenta de ADN Care se rige además por las obligaciones contractuales correspondientes.
11. Conservación y eliminación
Para ADN Care for Business consulta el apartado 17: sus reglas específicas prevalecen sobre los plazos generales incompatibles desde la fecha de aplicación allí indicada. Ningún plazo de esta política impide solicitar antes una eliminación procedente.
Conservamos la información solo durante el tiempo necesario para la finalidad informada, la relación contractual, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones y la defensa de derechos. Como guía operativa:
- Prospectos B2B o Connect sin relación posterior: hasta 24 meses desde la última interacción.
- Marketing: hasta la revocación o 24 meses sin interacción.
- Solicitudes de soporte y formularios cerrados: hasta 24 meses.
- Cuentas: durante la relación y hasta 24 meses después del cierre, salvo obligación distinta.
- Contratos y registros de consentimiento: durante su vigencia y hasta cinco años adicionales.
- Registros técnicos y de seguridad: normalmente entre 12 y 24 meses.
- Información contable, fiscal, clínica o profesional: durante el periodo exigido por la normativa aplicable y los deberes profesionales.
- Datos biométricos originales: el mínimo tiempo necesario; cuando sea posible, se eliminan después de generar el resultado autorizado.
Los plazos pueden ampliarse cuando exista una obligación legal, investigación, reclamación, relación continuada o necesidad documentada. Cumplida la finalidad, los datos se eliminan, anonimizan o bloquean de forma segura según corresponda.
12. Seguridad e incidentes
Aplicamos medidas razonables y proporcionales, como acceso por funciones, mínimo privilegio, autenticación, cifrado en tránsito, trazabilidad, separación de información clínica y comercial, copias de seguridad, revisión de proveedores y gestión de incidentes. Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta.
Si identificamos un incidente que pueda afectar significativamente tus derechos, actuaremos para contenerlo, investigarlo y comunicarlo a las personas o autoridades cuando resulte legalmente necesario. Puedes reportar una preocupación de seguridad o privacidad a privacy@adncare.com.
13. Derechos y procedimiento
Puedes solicitar acceso, información sobre el tratamiento, rectificación, actualización, supresión cuando corresponda y revocación de consentimientos. También puedes oponerte a finalidades opcionales y solicitar revisión humana de una decisión automatizada relevante.
Puedes utilizar los controles de privacidad habilitados en tu servicio o escribir a privacy@adncare.com indicando el derecho que deseas ejercer. La verificación de identidad será proporcional; no envíes contraseñas ni copias de documentos sin que sean necesarias y se te indique un canal seguro. La atención es gratuita. Cumpliremos lo solicitado y resolveremos lo que corresponda dentro de cinco días hábiles desde la recepción, conforme a la Ley N.º 8968. Una respuesta inicial no sustituye la resolución de tu solicitud. También puedes presentar una reclamación ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes, PRODHAB.
14. Personas menores de edad
Los servicios y cuentas generales de ADN Care están dirigidos a personas de 18 años o más. Los servicios para menores solo podrán habilitarse mediante un programa específicamente diseñado, con participación y autorización verificable de su representante legal y avisos adecuados al servicio.
15. Cookies y preferencias
Las cookies necesarias permiten el funcionamiento y la seguridad del sitio. Las categorías de analítica y comunicación personalizada permanecen desactivadas hasta que expreses tu elección. Puedes rechazarlas o cambiarla posteriormente sin perder acceso a las funciones esenciales. Consulta nuestra Política de cookies.
16. Cambios y contacto
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, tecnológicos o de los Servicios. Publicaremos la nueva versión y su fecha de actualización; cuando un cambio sea relevante, utilizaremos medios razonables para informarlo.
Privacidad y derechos: privacy@adncare.com.
Notificaciones legales: legal@adncare.com.
Soporte y experiencia: experiencia@adncare.com.
17. ADN Care for Business: privacidad, conservación y eliminación
Aprobación: 28 de septiembre de 2026. Este apartado se incorpora a los Términos y condiciones y comprende los datos de tu cuenta empresarial y los que se intercambian con Analytics para prestar sus servicios. El calendario operativo siguiente se aplicará desde el inicio de la versión de producción. Esto no aplaza, limita ni modifica tus derechos legales durante el acceso de prueba.
Uso de tus datos
Los datos se limitarán a lo necesario para cada servicio. ADN Care for Business no venderá datos personales ni los utilizará para publicidad comportamental o entrenamiento de modelos generales de inteligencia artificial. No se utilizarán resultados de bienestar para decisiones laborales automatizadas o para excluir o clasificar colaboradores por su salud.
Tu empleador no recibirá respuestas individuales de bienestar, diarios, notas de psicología, diagnósticos ni expedientes. Los reportes corporativos utilizarán información agregada con un mínimo de diez participantes y controles adicionales contra la identificación por cruces o filtros. Sustituir un nombre por un código no convierte los datos en anónimos. Los datos operativos estrictamente necesarios solo podrán ser tratados por las personas autorizadas para el servicio.
Conservación por tipo de información
Los siguientes son límites internos de conservación, no plazos mínimos obligatorios. Se eliminarán antes los datos que dejen de ser necesarios o cuando proceda tu solicitud. Las excepciones deberán tener un fundamento específico.
- Perfil, foto y preferencias: mientras la cuenta esté activa y sean necesarios. Las cuentas sin actividad se revisarán a los doce meses; esa revisión no autoriza conservación indefinida.
- Autoevaluaciones no clínicas, hábitos, reservas, visitas, rutinas y participación: hasta veinticuatro meses desde cada registro o evento, para el seguimiento autorizado. No se convertirán en expediente clínico solo para conservarlos.
- Cursos, progreso, insignias y certificados de bienestar: mientras mantengas la cuenta y utilices su historial; se eliminarán con la cuenta salvo obligación específica sobre un registro determinado.
- Comunidad: mientras el grupo mantenga su finalidad; al cerrarlo se revisará qué información sigue siendo necesaria. La eliminación comprenderá tus publicaciones y archivos bajo control de ADN, sin borrar indiscriminadamente los aportes de otras personas.
- Notificaciones: los identificadores del dispositivo se mantendrán mientras sean necesarios para los avisos habilitados; al eliminar la cuenta se revocarán los del producto y se cancelarán mensajes pendientes.
- Registros técnicos ordinarios: hasta noventa días desde el evento, sin incluir respuestas de salud ni contenidos completos de solicitudes. Este límite no justifica conservar identificadores después de una eliminación procedente.
- Comprobante de atención de privacidad: hasta doce meses desde el cierre, únicamente si existe fundamento y necesidad de conservar evidencia mínima; no incluirá copias de datos eliminados ni contenidos clínicos.
- Estadísticas irreversiblemente anónimas: se revisarán a los cinco años desde su generación y solo se conservarán mientras sirvan a una finalidad aprobada.
Eliminación de cuenta
La solicitud de eliminación de ADN Care for Business comprende la cuenta de ese producto y sus datos actuales e históricos, no solo la empresa que tengas seleccionada. No elimina por defecto cuentas distintas que mantengas en otros productos ADN. Si comparten una identidad de acceso, solo se conservará lo necesario para esos otros servicios; si no existe otro servicio que la necesite, también deberá eliminarse.
Podés iniciar la solicitud desde los controles de Privacidad habilitados en la app. El correo privacy@adncare.com es un canal adicional. La solicitud no significa que el borrado ya se haya completado: recibirás una confirmación con su resultado y, si corresponde, las categorías retenidas, su motivo y duración. Se aplica el plazo y procedimiento del apartado 13. Una importación posterior de tu empresa no deberá reactivar la cuenta sin un nuevo alta válida.
Expedientes y conservación obligatoria
Eliminar la cuenta no destruye documentos cuya conservación sea obligatoria. Estos quedarán separados del uso ordinario y con acceso restringido. La obligación sobre un documento no permite conservar toda tu cuenta, ni el interés en demostrar ROI o VOI justifica guardar información identificable innecesaria.
Los expedientes psicológicos de práctica privada están sujetos a reglas profesionales: al menos diez años desde la finalización de la contratación y conservación posterior del material relevante en formato digital, según el artículo 22 del Código de Ética y Deontológico del Colegio de Profesionales en Psicología de Costa Rica. No se aplicará un borrado total automático al cumplirse diez años. Los demás registros clínicos, laborales o fiscales tendrán el plazo que corresponda a su norma y custodio, no un plazo único para todos.
Cualquier excepción deberá identificar los datos afectados, el fundamento, el custodio y su plazo o evento de terminación. Su revisión no extenderá el plazo original. Se te comunicará la resolución motivada y se mantendrán tus vías de reclamación.
Copias de seguridad y proveedores
Se establece como objetivo de diseño una rotación máxima de treinta días naturales desde la creación de cada copia no clínica. Ese objetivo no es un plazo adicional para atender tu solicitud ni una garantía de eliminación inmediata de todas las copias. El tratamiento aplicable a tus respaldos se informará y deberá respetar la ley; una limitación del proveedor no autoriza a restringir tus derechos ni a ampliar unilateralmente los plazos de atención.
Las copias pendientes de supresión no se utilizarán para operación ordinaria. Antes de recuperar un servicio desde un respaldo deberán reaplicarse las eliminaciones para evitar que reaparezcan datos borrados. Las instrucciones alcanzarán también archivos, colas, exportaciones y proveedores bajo responsabilidad de ADN.
Consentimiento y responsabilidades
El contrato de tu empresa no sustituye tu consentimiento cuando sea necesario. Podés rechazar funciones opcionales sin perder las esenciales. ADN, tu organización y los profesionales tendrán responsabilidades diferenciadas según su intervención real; un permiso administrativo no habilita acceso clínico rutinario. Este apartado no amplía las prestaciones contratadas ni sustituye los consentimientos asistenciales.